INFORMAZIONI AGGIUNTIVE – PRENOTAZIONI e BARCELÓ EXPERIENCES
I.- Chi è il responsabile del trattamento dei suoi dati?
Il responsabile del trattamento dei dati è Barceló Gestión Hotelera, S.L. (di seguito, per quanto concerne il presente documento, “BGH” o “Barceló”) con sede legale in c/ Josep Rover Motta, 27, 07006, Palma di Maiorca. In caso di richieste sulla protezione dei dati può rivolgersi all’Ufficio di Protezione dei dati del Gruppo Barceló scrivendo un’email all’indirizzo dpo@barcelo.com.
II.- Con quale finalità e legittimazione trattiamo i suoi dati?
BGH informa il cliente che i suoi dati saranno trattati da Barceló con le finalità seguenti:
- Gestione della prenotazione e dei servizi acquistati. Per gestire la prenotazione e acquistare i prodotti e i servizi offerti da BGH, il cliente può usufruire di due canali diretti: la pagina web (Barcelo.com) o il call center.Qualora l’acquisto sia effettuato al telefono, BGH procederà a registrare la chiamata con lo scopo di garantire e verificare l’acquisto realizzato dal cliente. BGH comunicherà sempre la registrazione della chiamata e, qualora il cliente decida di proseguire con la chiamata, intende che acconsentirà alla suddetta registrazione, tenendo presente che il mancato acconsentimento renderà inattuabile la gestione della richiesta di prenotazione che il cliente desidera effettuare.
Per gestire la prenotazione richiesta dal cliente, Barceló dovrà trattare i dati personali conferiti dal cliente mediante gli appositi moduli di raccolta dei dati.
BGH comunicherà i dati all’ente titolare dell’hotel con la stessa finalità, in base alla struttura scelta dal cliente. L’invio delle informazioni potrebbe comportare il trasferimento internazionale dei dati a un paese che non offre lo stesso livello di protezione dei dati personali dell’Unione Europea. Secondo quanto previsto dal regolamento sulla protezione dei dati, il trasferimento internazionale sarà effettuato ai fini dell’attuazione del contratto richiesto dal cliente. I dati comunicati ai predetti enti saranno quelli considerati imprescindibili per effettuare la prenotazione dell’hotel selezionato dal cliente e saranno utilizzati soltanto con questa finalità.
Allo stesso modo, BGH tratterà tutte le informazioni necessarie per gestire le richieste di modifica o cancellazione delle prenotazioni richieste dal cliente.
Qualora, nei campi destinati ai commenti o mediante richiesta espressa al tour operator o all’agente del call center, il cliente conferisca i dati riguardanti la sua salute per gestire i servizi specifici, Barceló intende che tali dati sono comunicati in modo esplicito e volontario dal medesimo, considerando che non esiste una richiesta delle suddette informazioni e saranno trattati soltanto per gestire la richiesta del cliente (ad esempio, la richiesta di camere adattate per esigenze speciali).
Legittimazione: Questo trattamento è necessario ai fini dell’attuazione del contratto.
- Fornitura dei servizi Barceló Experiences. Per gestire e concretare la richiesta effettuata dal cliente di servizi concernenti le esperienze, BGH necessita del trattamento di determinati dati personali, con il proposito di avviare il processo di acquisto della predetta esperienza.Dopo aver compilato il modulo della richiesta, BGH comunicherà e chiederà al cliente le informazioni necessarie a soddisfare la fornitura del servizio in base alle caratteristiche e ai requisiti dell’esperienza a cui il cliente è interessato. BGH potrà richiedere alcuni dati personali riguardanti terze persone che accompagnano e/o partecipano insieme al cliente incaricato dell’acquisto dell’esperienza. A tal proposito, il cliente assicura la veridicità delle informazioni conferite riguardo terze persone, l’adempimento del dovere di aver informato BGH della comunicazione dei loro dati e, se del caso, l’ottenimento del consenso per il trattamento dei medesimi.
Per quanto riguarda la fornitura del servizio acquistato, BGH comunicherà al fornitore i dati personali del cliente e dei terzi che partecipano all’esperienza con il proposito di gestire il servizio e di trattare i dati delle persone interessate, in conformità della politica sulla privacy.
Per quanto riguarda la fornitura dei servizi Barceló Experiences, la comunicazione dei dati effettuata da BGH potrebbe comportare il trasferimento internazionale dei dati a un paese che non offre lo stesso livello di protezione dei dati personali dell’Unione Europea. Il predetto trasferimento internazionale sarà effettuato sia all’hotel incaricato di gestire la prenotazione dell’esperienza sia al fornitore del servizio riguardante l’esperienza richiesta dal cliente. Secondo quanto previsto dal regolamento sulla protezione dei dati, il trasferimento internazionale è debitamente legittimato poiché è necessario ai fini dell’attuazione del contratto richiesto dal cliente. I dati comunicati ai fornitori del servizio richiesto dal cliente saranno quelli considerati imprescindibili ai fini dell’invio della richiesta e saranno utilizzati soltanto con questa finalità.
Legittimazione: Questo trattamento è necessario ai fini dell’attuazione del contratto.
- Adempimento degli obblighi di natura contabile, giuridica, fiscale e amministrativa.Legittimazione: Questo trattamento è necessario ai fini dell’attuazione del contratto.
- Invio di comunicazioni di carattere commerciale tramite qualsiasi mezzo con offerte relative ai prodotti e/o servizi acquistati attualmente o anteriormente con BGH, che possono interessare il cliente, i dati personali potranno essere trattati per la realizzazione di profili a partire da informazioni interne (quali, ad esempio, dati di navigazione dei cookie, cronologia e analisi statistiche) i cui risultati consentano l’elaborazione e l’analisi di prodotti personalizzati attraverso la segmentazione in diversi gruppi a partire da standard comuni. Tali profili saranno utilizzati soltanto per inviare comunicazioni personalizzate sui prodotti e/o servizi offerti da BGH.Legittimazione: Questo trattamento è necessario per soddisfare gli interessi legittimi di BGH. Il cliente potrà opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati con questa finalità, seguendo le istruzioni riportate nel paragrafo V.
- Invio di comunicazioni di carattere commerciale su offerte non relative ai prodotti e/o servizi acquistati. BGH potrà inviare offerte promozionali su determinati prodotti che il cliente troverà in hotel (ad es., arredi della camera prenotata, Barceló Experiences). Analogamente, BGH potrà inviare informazioni su attività riguardanti il turismo e il tempo libero, come attività culturali, escursioni, eventi sportivi, ecc., offerte o meno con i servizi di alloggio nei nostri hotel.Legittimazione: Questo trattamento sarà effettuato soltanto previo consenso del cliente. Il cliente potrà revocare il suo consenso seguendo le istruzioni riportate nel paragrafo V.
- Comunicazione dei dati personali a società titolari di hotel della catena Barceló. BGH potrà comunicare i dati alla società titolare dell’hotel del marchio Barceló per il quale è stata effettuata la prenotazione con lo scopo di migliorare l’esperienza del cliente. BGH comunicherà i dati all’hotel scelto dalla persona interessata all’acquisto dei servizi con lo scopo di personalizzare il soggiorno nell’hotel che ospiterà il cliente.Tale comunicazione potrebbe comportare il trasferimento internazionale dei dati, qualora l’hotel destinatario dei dati sia fuori dall’Unione Europea. In ogni caso, i dati del cliente saranno comunicati soltanto previo consenso espresso del medesimo e all’hotel prescelto dal cliente per la personalizzazione del servizio nella struttura prenotata.
Legittimazione: Questo trattamento sarà effettuato soltanto previo consenso del cliente. Il cliente potrà revocare il suo consenso seguendo le istruzioni riportate nel paragrafo V.
- Realizzazione di analisi di mercato. Con il proposito di fornire servizi più personalizzati, BGH si impegna a elaborare profili basati su: dati raccolti dalle vendite effettuate ai clienti, preferenze dei turisti, capacità economica dei medesimi e cronologia dei viaggi. I dati utilizzati nei suddetti profili potranno essere ottenuti sia delle informazioni generate dal cliente nell’hotel in cui soggiorna sia in base a fonti esterne (ad esempio, internet, social network). Tali informazioni sono estremamente utili per BGH poiché consentono di proporre ai clienti prodotti personalizzati in base agli interessi commerciali mostrati nei confronti dei servizi offerti dall’hotel, e di migliorare, in questo modo, l’esperienza del cliente sia riguardo la fornitura del servizio richiesto sia per eventuali acquisti futuri.Barceló informa che, con il fine di conseguire le finalità di marketing e il miglioramento costante dei suoi prodotti, si avvale di un fornitore con sede negli Stati Uniti, denominato Salesforce Inc., che comporta il trasferimento internazionale dei dati dei clienti. Tale fornitore ha aderito al Privacy Shield, un accordo che regola i trasferimenti internazionali tra le aziende situate nell’Unione Europea e quelle situate negli Stati Uniti, garantendo che il trasferimento sarà effettuato nel rispetto dei termini e della stipulazione dell’accordo.
Legittimazione: Questo trattamento sarà effettuato soltanto previo consenso del cliente. Il cliente potrà revocare il suo consenso seguendo le istruzioni riportate nel paragrafo V.
- Gestione dei reclami dei clienti. Per gestire in modo centralizzato i reclami del cliente sui servizi acquistati negli hotel, BGH riceverà tali informazioni con lo scopo di gestire i suddetti reclami e offrire una soluzione adeguata al cliente, come, ad esempio, sconti o condizioni più vantaggiose in soggiorni successivi per compensare gli eventuali danni subiti. In questo modo, BGH dovrà accedere alle informazioni generate dal cliente nell’hotel con il proposito di risolvere adeguatamente il problema.Qualora il reclamo riguardi danni indennizzabili, BGH comunicherà le informazioni alla propria compagnia di assicurazione per poter gestire il sinistro subito dal cliente.
Legittimazione: Questo trattamento è necessario per gestire il reclamo effettuato dal cliente.
- Assistenza al cliente. BGH dispone di un servizio di assistenza al cliente per soddisfare le richieste effettuate dai clienti riguardo le informazioni sulle prenotazioni e tutte le questioni che possono insorgere in merito alla prenotazione effettuata o i servizi offerti dagli hotel.Legittimazione: Questo trattamento è necessario per soddisfare la richiesta effettuata dalla persona interessata.
- Monitoraggio della reputazione online. BGH può effettuare verifiche riguardo la valutazione dei clienti su pagine web come TripAdvisor e simili, con lo scopo di monitorare la reputazione online e prendere decisioni per migliorare costantemente i servizi. BGH può contattare il cliente in caso di esperienza negativa e proporre una possibile soluzione. BGH intende che possiede un interesse legittimo per migliorare i suoi servizi e proteggere il suo marchio.Legittimazione: Questo trattamento si basa sull’interesse legittimo di BGH a monitorare la reputazione del suo marchio su Internet e risolvere reclami e lamentele esposte sulle pagine web come quelle sopra indicate. Il cliente avrà il diritto di opporsi a questo trattamento dei dati personali seguendo le istruzioni riportate nel paragrafo V.
- Procedure giudiziarie o amministrative. Nel caso di eventuali procedure giudiziarie o amministrative avviate a seguito di un servizio offerto o fornito da Barceló, BGH tratterà le informazioni necessarie per presentare le dovute allegazioni, esercitare il diritto di difesa o presentare i reclami che ritiene opportuni in base ai fatti accaduti.Legittimazione: Questo trattamento si basa sugli obblighi di legge indicati dalle norme amministrative (in particolare dalla Legge sulla Procedura Amministrativa Comune) oppure è necessario per consentire a BGH di esercitare il suo diritto legittimo della tutela giurisdizionale effettiva, sia nel suo diritto di difesa che nell’avvio delle azioni legali che considera necessarie, nel rispetto del Codice di Procedura Civile o del Codice di Procedura Penale.
- Invio dei sondaggi sulla qualità. Saranno inviati sondaggi per conoscere l’opinione del cliente sulla qualità dei prodotti e/o servizi acquistati con il proposito di valutare il suo livello di soddisfazione e, in questo modo, agire su ciò che è necessario migliorare.Legittimazione: Questo trattamento si basa sull’interesse legittimo di BGH. Il cliente potrà opporsi in qualsiasi momento all’invio di questo tipo di comunicazioni seguendo le istruzioni riportate nel paragrafo V.
- Gestione dei problemi generati dal sistema. BGH tratterà le informazioni dei clienti necessarie a gestire qualsiasi problema riscontrato o che BGH rilevi per conto proprio. Il suddetto trattamento dei dati sarà effettuato esclusivamente con il proposito di risolvere il problema e le eventuali conseguenze. BGH intende che possiede un interesse legittimo per tutelare la sicurezza dei componenti informatici e per risolvere i problemi che possono mettere a repentaglio tale sicurezza o la continuità della fornitura dei servizi offerti ai clienti.Legittimazione: Questo trattamento è necessario per soddisfare gli interessi legittimi di BGH. Il cliente potrà opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati con questa finalità, seguendo le riportate nel paragrafo V.
- Controlli per rilevare eventuali attività fraudolente. Per eseguire un controllo e un monitoraggio delle azioni che possono costituire un atto di frode negli acquisti presenti o futuri, BGH informa che effettuerà un’analisi dei movimenti eseguiti con lo scopo di identificare e analizzare approfonditamente quelli sospetti di frode. Se necessario, BGH potrebbe elaborare un elenco limitato delle esclusioni temporaneo.Legittimazione: Questo trattamento si basa sull’interesse legittimo di BGH, poiché esegue un controllo e un monitoraggio di tutti i movimenti eseguiti dai clienti per rilevare eventuali atti di frode nelle operazioni messe in atto durante il processo di acquisto. Il cliente potrà opporsi al trattamento dei dati seguendo le istruzioni riportate nel paragrafo V.
- Trattamento dei dati sull’App MyBarceló:
Il trattamento sarà effettuato in conformità della politica sulla privacy accettata dal cliente al momento del download dell’applicazione. - Trattamento dei dati riguardo l’accesso alla rete Wi-Fi fornita da BGH:
Il trattamento sarà effettuato in conformità della politica sulla privacy accettata dal cliente per l’utilizzo dei servizi Wi-Fi offerti negli hotel.
III.- Per quanto tempo conserveremo i suoi dati?
I dati personali saranno trattati per tutto il tempo necessario allo svolgimento del rapporto commerciale e per espletare la finalità per cui sono stati richiesti. Al termine del rapporto commerciale o quando i dati non siano più pertinenti rispetto alla finalità per la quale vengono raccolti e trattati, BGH conserverà i dati personali, opportunamente bloccati, per l’eventuale richiesta da parte delle Amministrazioni Pubbliche competenti, i Giudici e i Tribunali o il Pubblico Ministero durante il termine di prescrizione delle azioni risultanti dal rapporto avuto con il cliente e/o entro i termini di conservazione previsti dalla legge. Alla fine del suddetto termine BGH provvederà alla rimozione fisica dei dati.
Inoltre, se il cliente ha acconsentito all’invio di comunicazioni di carattere commerciale, BGH potrà trattare i suoi dati personali in conformità di quanto indicato nella presente clausola informativa. Se lo ritiene opportuno, potrà annullare l’invio delle predette comunicazioni mediante i mezzi indicati nel paragrafo V.
Qualora il cliente abbia consentito a BGH di conservare i suoi dati in futuro, tali informazioni resteranno in suo possesso fino alla revoca del consenso.
IV.- A chi vengono comunicati i suoi dati?
BGH potrà comunicare i dati a:
- Altre società titolari degli hotel della catena Barceló. Questa comunicazione può comportare il trasferimento internazionale dei dati. Il cliente riceverà le informazioni via mail sulla società titolare dell’hotel alla quale saranno inviati i suoi dati personali. L’hotel riceverà le informazioni necessarie a gestire la prenotazione e a personalizzare il servizio, qualora il cliente abbia dato il suo consenso.
Fermo restando gli argomenti di cui sopra, i dati personali del cliente potranno essere conferiti all’hotel per poter gestire la richiesta del servizio riguardante Barceló Experiences. - Assicuratori e compagnie di assicurazioni di BGH nel caso in cui il cliente subisca un danno indennizzabile.
- Organi Pubblici competenti, Giudici e Tribunali.
- In aggiunta alla comunicazione dei dati sopra descritta, BGH collabora con alcuni fornitori terzi di servizi che hanno accesso ai dati personali dei clienti e che trattano i suddetti dati a nome e per conto di BGH per la fornitura dei servizi. In particolare, BGH richiederà la fornitura di servizi a fornitori terzi che svolgono la loro attività, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, nei settori seguenti: consulenza legale, aziende di servizi professionali multidisciplinari, aziende che forniscono servizi tecnologici, aziende che forniscono servizi informatici. Tra i fornitori si annovera anche Salesforce Inc., un organismo con sede negli Stati Uniti che ha aderito al Privacy Shield.
V.- Quali sono i suoi diritti quando conferisce i suoi dati?
Se lo desiderano, le persone interessate potranno esercitare i diritti di accesso, rettifica e cancellazione dei dati, nonché richiedere la limitazione al trattamento dei dati personali, l’opposizione, la portabilità e a non essere oggetto di decisioni individuali automatizzate:
- inviando una richiesta scritta all’indirizzo postale sopra indicato.
- mediante invio della richiesta all’indirizzo email dpo@barcelo.com.
Per quanto riguarda i trattamenti basati sul consenso, le persone interessate potranno revocare tale consenso mediante la procedura riportata nel paragrafo precedente.
Per quanto riguarda i trattamenti basati sull’interesse legittimo di BGH, le persone interessate potranno richiedere l’opposizione, soprattutto all’invio di comunicazioni di carattere commerciale, l’elaborazione di profili commerciali e l’invio dei sondaggi.
VI.- In che modo abbiamo ottenuto i suoi dati?
I dati personali trattati da BGH sono i dati personali raccolti mediante:
- I nostri canali diretti:
- Sito web (barcelo.com).
- Call center per richieste effettuate telefonicamente.
- Società titolari degli hotel.
VII.- Qual è l’autorità dinanzi alla quale posso presentare una denuncia?
Le persone interessate possono presentare un ricorso innanzi all’Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati in base alla risposta ricevuta da BGH in seguito alla richiesta di esercizio dei loro diritti.
In ogni caso il cliente è informato che la gestione delle denunce in merito al trattamento dei dati personali spetterà al Responsabile della Protezione dei Dati di Barceló Hotel Group, con sede in c/ Josep Rover Motta, 27, 07006, Palma di Maiorca o mediante l’invio di un’email all’indirizzo dpo@barcelo.com, allegando in entrambi i casi una copia della carta d’identità, del codice fiscale o di un altro documento di riconoscimento.
